Un ERP es un desarrollo informático que permite la interacción de varios elementos entre sí para llegar a un fin; en términos simples es un sistema que facilita planear, controlar, dirigir todos aquellos procesos administrativos, contables y operativos dentro de una empresa, proporcionando así un panorama inmediato de la situación de la misma en cualquier área. La dificultad de éste tema radica cuando se desea implementar por primera vez, sobretodo un ERP de Contabilidad dado que las leyes fiscales cambian constantemente.
Aunado a ésto en cualquier sistema se tiene capacitar al personal sobre el buen uso y manejo del mismo, establecer estándares en cuestión a la captura de la información, privilegios y sobretodo unificación de los procesos.
Pero las ventajas del uso de un sistema ERP son mucho mayores una vez que éste se encuentra implementado y funcionando adecuadamente, es fácil y rápido obtener un informe de cualquier área de la empresa. Aquí algunos consejos importantes en la implementación de un sistema:
*Diagrama de flujo de los procesos: Es importante antes de brindar una capacitación o presentar un panorama del sistema, elaborar diagramas de flujo sobre los procesos que éste realizará; los elementos de entrada y salida para cada uno de los procesos y parámetros de captura. Por ejemplo en la elaboración de una póliza, establecer como parámetro la captura de el folio de la factura.
*Capacitación adecuada del personal: Una vez plasmados cada uno de los procesos que el sistema realiza, se procede al diseño de los perfiles de cada usuario, un análisis previo de las actividades del sistema nos ayudara a elegir los privilegios, ésta parte es de suma importancia, los privilegios como crear, borrar o modificar parámetros deben de manejarse con mucha cautela, ya que un error en el mal manejo del sistema podría posteriormente generar inconsistencia en los datos de nuestro ERP.
*Pruebas Piloto: Son una serie de pruebas o ensayos que se realizan en el sistema con datos ficticios, antes de llevarlo a cabo en el escenario real, éstas nos permiten obtener un panorama amplio del comportamiento del sistema, asi como modificar parámetros o funciones en el uso del mismo
*Sistemas Paralelos: Un sistema ERP no se implementa de un día para otro, por ello es recomendable que a la par de que el nuevo programa se ponga en marcha se empleé también el sistema que se realizaba anteriormente, ésto para evitar que exista pérdida de información por algún mal manejo del nuevo sistema.
Es importante entender que el ERP no es simplemente un software que se compra, instala y usa como Windows o un juego de computadora. Más que eso, consiste en una revolución que involucra todos los procesos internos de nuestra compañía, no solo a nivel operativo y/o administrativo sino financiero; por ello es necesario tener en mente que es una herramienta importante y decisiva, pero quién lo comanda, la forma en que los datos son capturados y cómo las informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma importancia.
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como bien lo menciona el articulo, es fundamental la comunicación que tiene que existir entre todas las áreas involucradas en la implementaciòn y uso adecuado del sistema.
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